Zgromadzenie wspólników spółki z ograniczoną odpowiedzialnością lub walne zgromadzenie akcjonariuszy spółki akcyjnej może wymagać sporządzenia protokołu w formie aktu notarialnego, zwłaszcza gdy podejmowane uchwały dotyczą istotnych zmian w funkcjonowaniu spółki. Aby przygotowanie protokołu przebiegło sprawnie, niezbędne jest wcześniejsze dostarczenie podstawowych informacji dotyczących spółki oraz dokumentów związanych z planowanym zgromadzeniem. W szczególności należy przygotować dane identyfikujące spółkę, porządek obrad oraz projekty uchwał, które mają zostać poddane pod głosowanie.

• numer KRS spółki której zgromadzenie ma się odbyć,
• ostatni tekst jednolity umowy bądź statutu spółki jeżeli ma ulec zmianie,
• porządek obrad zgromadzenia,
• treść projektowanych uchwał.